Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es responsable de tus datos

El responsable del tratamiento de tus datos personales es [razón social], identificada con NIT [NIT], que presta sus servicios bajo la marca Elanthia a través de su equipo de psicólogos y profesionales de la salud mental con tarjeta profesional vigente.

[Confirmar con asesoría jurídica si Elanthia debe inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio]

2. Normas que aplicamos

• Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015): régimen general de protección de datos personales en Colombia.
• Ley 1090 de 2006: ejercicio de la psicología, código deontológico y bioético, y secreto profesional.
• Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, modificada por la Resolución 839 de 2017: manejo, custodia y conservación de la historia clínica.
• Resolución 2654 de 2019 del Ministerio de Salud: prestación de servicios de salud bajo la modalidad de telesalud.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y el UK GDPR, cuando la persona atendida reside en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido. Ver el apartado 11.

3. Qué datos recogemos

3.1. Datos de identificación y contacto

Nombre, número de teléfono y correo electrónico. Los facilitas tú al escribir por WhatsApp, al enviar un formulario del sitio (que compone un mensaje de WhatsApp que tú decides enviar) o al escribir un correo. Si te postulas para trabajar con nosotros, también tratamos la información profesional que nos compartas, como tu hoja de vida.

3.2. Datos sensibles: salud mental

Si inicias un proceso terapéutico, se recoge información relativa a tu salud mental, tu historia personal y familiar, y el motivo de consulta. La Ley 1581 de 2012 clasifica estos datos como sensibles, con protección reforzada.

3.3. Datos de menores de edad

Cuando la persona atendida es menor de edad, el tratamiento se realiza atendiendo a su interés superior y con la autorización previa de quien ejerce la patria potestad o la representación legal, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado.

3.4. Datos de navegación

Si aceptas las cookies de análisis en el banner, se recogen mediante Google Analytics 4 datos estadísticos de navegación: páginas visitadas, tiempo de permanencia, tipo de dispositivo, origen de la visita y ubicación aproximada por ciudad. La dirección IP se anonimiza y esos datos no se cruzan con tu identidad ni con tu historia clínica.

Si rechazas el banner, no se instala ninguna cookie de análisis y no se recoge ningún dato de navegación. Este sitio no usa cookies de publicidad ni píxeles de redes sociales. El detalle completo está en la Política de Cookies.

4. Para qué usamos tus datos

Tus datos no se usan con fines publicitarios, no se ceden ni se venden a terceros con fines comerciales, y no se emplean para elaborar perfiles ni para tomar decisiones automatizadas.

En los servicios de bienestar corporativo, la empresa contratante no recibe información individual sobre las personas atendidas. Cualquier informe que se entregue es agregado y anónimo.

5. Con qué autorización tratamos tus datos

El tratamiento se basa en tu autorización previa, expresa e informada, que puedes otorgar:

• aceptando el aviso que acompaña a cada formulario del sitio al enviarlo;
• escribiendo voluntariamente por WhatsApp o por correo electrónico para solicitar información o una cita;
• firmando el consentimiento informado al iniciar el proceso terapéutico, que incluye la autorización específica para el tratamiento de datos sensibles.

Además, el tratamiento se ampara en la ejecución del servicio que solicitas y en el cumplimiento de las obligaciones legales que rigen el ejercicio de la psicología y la custodia de la historia clínica.

Puedes revocar tu autorización en cualquier momento. La revocación no afecta la licitud del tratamiento anterior ni exime del deber legal de conservar la historia clínica durante los plazos obligatorios (ver el apartado 8).

6. Secreto profesional y sus límites

Todo lo que compartes en consulta está amparado por el secreto profesional, conforme a los artículos 2 (numeral 5) y 23 a 30 de la Ley 1090 de 2006. No se divulga a terceros —incluida tu familia, tu pareja, tu empleador o la empresa que haya contratado el servicio— sin tu autorización expresa.

La ley y el código deontológico contemplan excepciones estrictas y excepcionales, en las que la reserva puede levantarse únicamente en la medida indispensable:

• riesgo grave, inminente y actual para tu vida o integridad, o para la de otra persona;
• indicios de maltrato, abuso o riesgo para un niño, niña o adolescente, o para una persona en condición de especial protección;
• requerimiento de autoridad judicial competente;
• necesidad de coordinar tu atención con otro profesional de la salud, previa información y autorización tuya.

Siempre que sea posible, se te informará antes de aplicar cualquiera de estas excepciones.

7. Historia clínica

Si inicias un proceso terapéutico, se abre una historia clínica que es un documento privado, sometido a reserva, conforme a la Resolución 1995 de 1999. Solo pueden acceder a ella el titular, el equipo de salud que lo atiende y las autoridades expresamente facultadas por la ley.

Puedes solicitar una copia de tu historia clínica en cualquier momento, escribiendo a [email protected].

8. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Cumplidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura.

9. Quién más accede a tus datos

No se comparten tus datos con terceros salvo con los proveedores estrictamente necesarios para operar, que actúan como encargados del tratamiento:

Cuando un profesional independiente usa el software Elanthia Clínica, ese profesional es el responsable de los datos de sus pacientes y Elanthia actúa como encargada del tratamiento, bajo un contrato de servicio específico. [Validar con asesoría jurídica]

10. Cómo protegemos tus datos

Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de tu información: dispositivos con cifrado y acceso protegido por contraseña, historias clínicas bajo custodia con acceso restringido por rol, conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio, y principio de mínima recolección: solo se pide lo necesario.

Al enviar un formulario del sitio, podemos guardar tu nombre, teléfono, correo y mensaje en nuestra herramienta de gestión de solicitudes (Google Workspace) para responderte y hacerte seguimiento, y además se abre WhatsApp con un mensaje que tú decides enviar. Usamos esa información únicamente para atender tu solicitud, y la conservamos según el apartado 8.

Si se produjera un incidente de seguridad que afecte tus datos, se te informará y se reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

11. Personas fuera de Colombia

11.1. Transferencias internacionales

Algunos proveedores mencionados en el apartado 9 están ubicados fuera de Colombia, por lo que tus datos pueden ser tratados en otros países. Estas transferencias se realizan con tu autorización expresa y bajo los mecanismos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

11.2. Si resides en la Unión Europea, el EEE o el Reino Unido

Cuando te atendemos estando tú en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido, el tratamiento se rige además por el RGPD. En ese caso:

• Bases jurídicas: tu consentimiento explícito (art. 6.1.a y art. 9.2.a) y la ejecución del contrato de prestación de servicios (art. 6.1.b). El tratamiento de datos de salud se ampara también en el art. 9.2.h, para la prestación de asistencia sanitaria.
• Derechos adicionales: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición, además de retirar el consentimiento en cualquier momento.
• Transferencia a Colombia: la Comisión Europea no ha adoptado una decisión de adecuación respecto de Colombia. La transferencia se realiza con base en tu consentimiento explícito e informado (art. 49.1.a del RGPD), tras informarte de los posibles riesgos derivados de la ausencia de decisión de adecuación y de garantías adicionales.
• Reclamación: puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país de residencia.

12. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer gratuitamente tus datos y solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Suprimir tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización de tratamiento.
• Ser informado del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento

Escribe a [email protected] indicando tu nombre, la petición concreta y un dato que permita verificar tu identidad. Los plazos legales son:

• Consultas: respuesta en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más (art. 14, Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: respuesta en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más (art. 15, Ley 1581 de 2012).

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite directo.

13. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios normativos o en la forma de prestar el servicio. La fecha de la última actualización aparece al comienzo del documento. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales de contacto habituales.